Вводная информация
Для начала отметим, что отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для обычных работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.
Вместе с тем, как известно, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно. Это требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). «Приостановить» ведение бухучета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.
Также в процессе деятельности организации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан, в том числе, главным бухгалтером. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.
Если у главбуха есть заместитель
Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.
Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.
Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.
Если у главбуха нет заместителя
Если в штатном расписании компании не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые их них.
Совмещение
На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.
Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).
Сотрудником, который совмещает свою работу и работу главбуха, может стать, например, «простой» бухгалтер или финансовый директор. За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).
Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении указываются:
- работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
- срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
- размер доплаты.
Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть такая формулировка: «Возложить на Петрову Н.И. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2015 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Бастрыкиной И.С.».
Временный перевод
Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. Однако на время длительного отсутствия главбуха (например, отпуска по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).
Отметим, что временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей. То есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.
Что касается документов, которыми оформляется временный перевод, то их, как и в предыдущем случае, два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.
Срочный трудовой договор
На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти все нормы Трудового кодекса, регламентирующие прием на работу нового сотрудника и его последующее увольнение. То есть, на наш взгляд, этот вариант тоже стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.
Обратите внимание: в общем случае законодательство РФ не предъявляет специальных требований к лицам, которые ведут бухгалтерский учет. Однако в некоторые компании принять на должность главного бухгалтера можно только человека, имеющего высшее образование и специальный стаж работы. В частности, это касается ОАО (за исключением банков, для главбухов которых существуют отдельные критерии) и страховых организаций (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете). В данной норме уточняется, что специальные требования предъявляются также к «иным должностным лицам, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета». Это значит, что поручить ведение бухучета в указанных выше организациях (пусть даже временно), можно только лицам, отвечающим указанным критериям.
Подписание счетов-фактур за главного бухгалтера
Теперь поговорим подробнее об обязанностях и полномочиях, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.
Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ о бухучете про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано. Несмотря на это, подпись главного бухгалтера, по-прежнему, остается обязательным реквизитом многих документов.
Так, например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. Вместе с тем, в данной норме уточняется, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Это значит, что на время отпуска главбуха право подписания счетов-фактур от его имени можно передать другим уполномоченным лицам. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера (см. «В каком случае директор может подписать счет-фактуру за главбуха»). Если руководитель будет исполнять обязанности главбуха (в том числе подписывать от имени главбуха счета-фактуры), то за это, как мы уже сказали, ему полагается доплата.
Напомним, что счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц
(абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Это значит, что в компаниях, которые перешли на электронный документооборот, в случае отсутствия главбуха не придется возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха, и не потребуется начислять такому лицу доплату. Можно будет продолжить использовать электронную подпись руководителя.
В каком случае потребуется доверенность
В Едином госрестре юрлиц имеется запись о лице, которое вправе действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Как правило, таким лицом является руководитель. Ему не нужна доверенность на то, чтобы представлять документы в различные государственные органы или получать их.
Иному лицу, которое в период отпуска главбуха будет сдавать или получать документы из госорганов, понадобится доверенность на совершение таких действий. Одного лишь приказа об исполнении обязанностей главбуха будет недостаточно, поскольку такой приказ — это внутренний документ компании.
Налоговые проверки и представление документов
В период отпуска главного бухгалтера возможна выездная налоговая проверка организации. Она проводится на основании решения руководителя налоговой инспекции, и переносить ее из-за отпуска главбуха не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однако налоговики могут продлить выездную проверку, если по причине отсутствия главбуха компания не сможет представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).
Также организация может просить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Кроме того, как известно, налоговики вправе истребовать документы и сведения о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что в организацию может поступить, например, требование представить документы о конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Отметим еще один важный момент. Он касается налогоплательщиков, которые обязаны отчитываться через интернет (например, работодатели, у которых трудится более 100 человек, или плательщики НДС). Такие налогоплательщики должны и принимать документы от налогового органа, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Квитанцию о приеме нужно выслать налоговикам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО не позднее шести дней со дня отправки документов инспекцией. Если такую квитанцию не направить, то инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам, а также переводы электронных денежных средств («Что изменится в 2015 году: налоги, страховые взносы, МРОТ, пособия и отчетность»). Таким образом, на время отпуска главного бухгалтера следует определить лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов (см. «Электронную квитанцию о приеме электронных документов из налогового органа можно отправить через законного или уполномоченного представителя организации»).
Можно ли отозвать главбуха из отпуска?
В статье 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.
Источник: http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2015/5/9855
